Como criar uma fatura: um guia passo a passo
Loading...- Nota x Fatura
- Quais informações adicionar a uma fatura
- Software de faturamento
- Top designs de fatura para inspiração
Se a sua empresa está migrando para um negócio global, é importante que você saiba quais documentos são usados no comércio internacional. Nesta postagem, falaremos sobre a fatura e como criar uma fatura corretamente.
Nota x Fatura
Tanto a nota ou conta quanto a fatura têm a ver com o pagamento de bens ou serviços. No entanto, poucos empresários podem dizer a diferença entre os dois documentos. Embora tanto a nato quanto a fatura indiquem o custo de uma proposta de vendas, elas buscam propósitos diferentes. Vamos traçar uma linha de distinção entre a nota e a fatura de uma vez por todas.
Uma nota permite acompanhar os pagamentos recebidos e efetuados com o objetivo de calcular o IVA (imposto sobre valor agregado). O valor do IVA (em %) é calculado com base no lucro líquido de um produto ou serviço. O IVA é então adicionado ao preço original de um produto ou serviço. Basicamente, o IVA é pago pelo cliente. Quanto mais as partes estão envolvidas nas relações comerciais e quanto maior a variedade de produtos e serviços, mais difícil fica o cálculo dos impostos. O problema é que uma notinha não pode ser usada em determinadas situações. É quando a fatura entra em jogo.
Uma fatura é um documento oficial que regula as relações comerciais entre um vendedor e um comprador. Ela contém acordos escritos entre as contrapartes, permitindo que elas evitem possíveis reclamações e trapaças. Se você fizer um acordo sem uma fatura, não poderá provar violações por sua contraparte no tribunal.
A necessidade das faturas nasceu dos padrões do comércio internacional. Atualmente, as empresas não têm permissão para exportar mercadorias sem uma fatura. É um documento obrigatório que deve ser mostrado no controle aduaneiro.
Fazer uma fatura é uma tarefa extremamente responsável. Quais informações terão em sua fatura ou nota fiscal dependerá de você estar vendendo no mercado doméstico ou internacional. Em situações em que você não pode determinar as condições de fornecimento ou pagamento antecipadamente, faz sentido usar um pró-forma da fatura que serve como um rascunho do documento. À medida que a situação estiver ficando mais clara, você poderá fazer alterações e ajustes no pró-forma da fatura.
Quais informações adicionar a uma fatura
Para desempenhar suas funções adequadamente, uma fatura deve ter uma estrutura clara e conter todas as informações necessárias para o seu tipo de transação.
1. Nome da empresa
O nome da sua empresa é uma informação indispensável nos relatórios internos e fiscais. Ao adicionar o nome da sua empresa a uma fatura, você se posiciona como profissional e destaca seu peso. Tudo isso aprimora seu status aos olhos de seus clientes.
2. Logo
Certifique-se de colocar seu logotipo corporativo em suas faturas. Assim como o nome comercial, ele impulsionará a imagem da sua empresa e fará com que você pareça mais confiável. Além disso, um logo corporativo nos seus documentos contribui para o reconhecimento da sua empresa. Ainda não tem um logo? Veja o criador de logo do Logaster e crie um design corporativo incrível em apenas 10 minutos!
3. Contatos do vendedor
Não se esqueça de incluir suas informações de contato: número de telefone, endereço físico, e-mail, etc. Dessa forma, se um comprador tiver dúvidas sobre o negócio, ele poderá entrar em contato com você. Além disso, se um cliente optar por trabalhar com você novamente no futuro, seus contatos serão muito úteis.
4. Número da fatura
Lembre-se de que cada fatura deve ter um número único. Uma maneira inteligente de evitar confusão é adicionar letras, ou seja, iniciais de um comprador, primeira letra do nome da empresa, etc. O número ajudará você a encontrar a fatura correta em segundos e rastrear seu status.
5. Data de pagamento
A emissão de uma fatura é apenas meia batalha vencida. O principal é obter o dinheiro pelos serviços prestados. Para receber o pagamento a tempo, é necessário definir a data de vencimento do pagamento. Dessa forma, o cliente saberá exatamente até quando o pagamento deve ser feito. Outra informação importante é uma lista de métodos de pagamento aceitáveis. Se vocês concordarem em um atraso no pagamento, configure uma notificação online para o cliente.
6. Contatos do cliente
Como uma fatura garante a imparcialidade e integridade de uma transação, ela também deve conter as informações de contato do comprador. Verifique se a sua fatura inclui os dados relevantes sobre o seu cliente (nome, nome da empresa, número de telefone, endereço físico e e-mail).
7. Informações sobre produtos/serviços
Para evitar mal-entendidos com o cliente, não deixe de fornecer uma descrição detalhada do produto ou serviço que você está vendendo. Caso contrário, os clientes poderão reivindicar descontos ou outras formas de compensação porque o produto adquirido não atendeu às suas expectativas. Enfim, você será o culpado.
8. Imposto sobre vendas
Não se esqueça de incluir o valor do imposto sobre vendas em sua fatura. Dependendo do setor e da variedade de produtos/serviços, a maneira como o imposto sobre vendas é calculado pode diferir bastante. É por isso que recomendamos enfaticamente que você estude bem esta questão. Consulte um especialista em impostos ou use um aplicativo de faturamento.
9. Desconto
Se você ofereceu um desconto em seu produto ou serviço, é uma boa ideia ele ser mostrado na sua fatura. Um desconto pode ser expresso como uma porcentagem do preço original ou como um valor em dólares/euros/reais/etc.
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Use o serviço online do Logaster. Com apenas alguns poucos cliques, você obterá documentos com design exclusivo para seu negócio e o seu logo neles.
Software de faturamento
Pode parecer que fazer uma fatura é uma tarefa extenuante que está além de suas habilidades. Não desista ainda! Existem várias ferramentas que podem ajudá-lo a criar uma fatura profissional sem complicações.
Gerador de Fatura do Logaster
Dedicado a pequenas empresas e freelancers, o Gerador de Fatura do Logaster é um programa gratuito que permite criar faturas com apenas alguns cliques. Além disso, se você estiver procurando por faturas que podem ser personalizadas com as características visuais da sua marca, o Gerador de Fatura do Logaster é o programa que você precisa. Muito simples de usar, ele permite que você envie a sua fatura e fique de olho no status das suas vendas.
Invoice.2go.com
O Invoice2go é uma ferramenta completa para criar belas faturas em qualquer lugar e a qualquer momento. Aplicativos para iOS e Android estão disponíveis para download. O software permite criar faturas, rastrear despesas, enviar notificações, criar uma base de clientes, criar relatórios de desempenho e muito mais. O usuário pode aproveitar os modelos de fatura profissionais e personalizá-los com a identidade visual da sua marca.
Preço: $4,99 a $39,99 por mês, dependendo do plano escolhido
Square Invoices.com
O Square Invoices possui uma vasta galeria de modelos para todos os documentos que uma empresa possa precisar. Você pode criar uma fatura e acompanhar seu status, monitorar as suas despesas, calcular descontos em um clique, definir datas de vencimento, agendar pagamentos, etc. Baixe o aplicativo no seu smartphone para ter acesso às suas faturas 24/7!
Preço: 2,9% do valor da transação + 30 centavos por cada fatura paga.
Google Docs
Se você não possui uma conta no Google Docs, é altamente recomendável criar uma agora. Essa plataforma oferece uma boa seleção de modelos para documentos comerciais. Vá para a seção de modelos e pesquise por faturas. Escolha o modelo que atenda às suas necessidades e preencha-o com as informações apropriadas!
Preço: Grátis
Microsoft Word
Pensar que o Microsoft Word é bom apenas para trabalhar com texto é um grande equívoco. Essa ferramenta familiar tem uma vasta funcionalidade e é usada com sucesso na criação de faturas. Embora não seja tão poderosa quanto os geradores dedicados de faturas, a Microsoft oferece tudo o que você precisa para configurar uma fatura profissional. Clique na guia “Fatura” e escolha o modelo ideal para você!
Preço: Grátis
Microsoft Excel
O Microsoft Excel é outra maneira rápida de configurar uma fatura efetiva. O programa oferece uma ampla variedade de modelos simples e fáceis de editar para os principais documentos comerciais. A navegação no Microsoft Excel é muito semelhante à navegação no Microsoft Word. Selecione a guia “Fatura”, escolha o modelo que se adapta ao seu negócio e adicione as informações necessárias. Fácil né?
Preço: Grátis
Bitrix24.com
Se você tem uma pequena empresa com até 12 funcionários, aproveite a versão gratuita do Bitrix24! Essa ferramenta avançada oferece vários modelos de fatura totalmente personalizáveis. Você poderá até personalizar a sua fatura com a sua marca corporativa. Além disso, o Bitrix24 pode ajudá-lo a lidar com outras tarefas de negócios. Use este software para criar e gerenciar uma base de clientes, armazenar documentos na nuvem, otimizar seu horário de trabalho, configurar um portal, etc.
Preço: $99 para um número ilimitado de usuários.
Invoice Generator.com
Se você precisar de um programa de uso restrito projetado exclusivamente para gerar faturas simples, não encontrará nada melhor do que o Invoice Generator. É uma ferramenta gratuita que permite criar, enviar e imprimir um número ilimitado de faturas. Como o programa tem muito poucas funções, é extremamente fácil de usar. O preenchimento de um modelo de fatura é feito com apenas alguns cliques!
Preço: Grátis.
Top designs de fatura para inspiração
Se você está convencido de que documentos e criatividade não se misturam bem, vamos convencê-lo do contrário! Veja as faturas em que dígitos e termos contábeis andam de mãos dadas com um design original e memorável. Esperamos que essas belas faturas o inspirem a criar a sua de forma tão bela!
Com tecnologias inteligentes, o gerenciamento de documentos se tornou notavelmente mais fácil. Hoje em dia, as ferramentas online podem fazer grande parte do seu trabalho, dando a você a oportunidade de se concentrar em tarefas mais desafiadoras e criativas. Se você valoriza o seu tempo, deve confiar as suas faturas a um dos geradores de faturas inteligentes que abordamos nesta postagem!
